Saber como realizar a cobrança de um cliente não é tarefa simples. É preciso conhecê-lo bem, ter uma estratégia claramente definida e contar com as melhores ferramentas de comunicação à disposição. Uma ferramenta que se destaca no contexto da cobrança digital é o e-mail marketing, principalmente devido à sua agilidade, custo acessível e facilidade de controle.

Como essa ferramenta geralmente envolve comunicações diretas e automatizadas, acertar na mensagem é fundamental para obter sucesso.

Por isso, apresentamos aqui sete diretrizes valiosas para auxiliá-lo na missão de criar e-mails de cobrança eficazes. Vamos lá!

1. Elabore uma Estratégia de Cobrança

Antes de adentrarmos nos detalhes do e-mail marketing de cobrança e suas boas práticas, é crucial estabelecer uma estratégia sólida de cobrança. Ou seja, você deve determinar qual canal será utilizado, o momento adequado para entrar em contato e a mensagem a ser enviada ao cliente.

Desenvolva fluxos de mensagens de cobrança, compreenda o perfil do seu cliente e seu comportamento financeiro. O mais importante de tudo é ter dados confiáveis e atualizados que comprovem a existência das dívidas em aberto.

2. Seja Claro e Cortês na Comunicação

Conhecer bem o seu cliente é fundamental para uma comunicação eficaz. Certifique-se de que a mensagem do seu e-mail esteja alinhada com a maneira que o seu cliente espera ser abordado, mantendo o tom de voz da sua empresa.

Adote uma postura de apoio ao cliente e evite ameaças ou tratamento ríspido, pois você não conhece as razões por trás da falta de pagamento.

3. Escolha o Momento e o Canal Adequados

Sempre entre em contato utilizando o endereço de e-mail fornecido pelo cliente e escolha o momento certo para realizar a cobrança. Evite enviar cobranças no dia do aniversário do cliente ou após o pagamento já ter sido efetuado, já que esses erros podem prejudicar o relacionamento.

Portanto, conheça o seu cliente profundamente! Quanto mais informações você tiver, maiores serão as chances de obter uma resposta positiva.

4. Forneça Dados Precisos

É fundamental que os dados referentes ao valor devido, juros e quaisquer correções estejam apresentados de forma clara e visível para o cliente. Certifique-se de incluir:

• O valor total da dívida;
• A data de vencimento do pagamento;
• Um link para a fatura;
• Opções de pagamento disponíveis;
• Informações de contato. Não se esqueça de incluir uma mensagem padrão: “Caso o pagamento já tenha sido efetuado, favor desconsiderar esta mensagem.”

5. Demonstre Empatia

Lembre-se de que nenhum cliente deseja ficar inadimplente. Portanto, adote uma abordagem empática ao cobrar o cliente, criando um ambiente confortável para ambas as partes e aumentando as chances de um retorno positivo.

Ofereça ao cliente alternativas que facilitem o pagamento, como planos de parcelamento e prazos flexíveis, e destaque os benefícios de manter um histórico de pagamento pontual.

6. Colabore com o Departamento Jurídico

Tente sempre envolver o departamento jurídico da sua empresa nas ações de cobrança. Peça que o departamento verifique o texto do e-mail e as condições estabelecidas para evitar problemas legais.

Estabelecer uma parceria com o departamento jurídico é fundamental para o sucesso das campanhas de e-mail de cobrança, pois ações alinhadas e coordenadas tornam o processo de cobrança mais eficiente e eficaz.

7. Crie uma Régua de Cobrança Definida

É importante estabelecer uma régua de cobrança claramente definida. A régua de cobrança consiste em uma sequência de contatos planejados, com prazos predefinidos, com o objetivo principal de evitar atrasos no pagamento.

Através da régua de cobrança, você determina que tipo de comunicação será enviada em cada estágio da cobrança, oferecendo opções de pagamento correspondentes. Portanto, estabeleça uma comunicação abrangente ao longo de todas as etapas da cobrança:

• Antes do vencimento;
• Próximo ao vencimento;
• Após o vencimento. Além disso, considere a implementação de acordos de pagamento nos e-mails e gerencie o processo de cobrança de clientes inadimplentes de maneira estratégica, assim como faz em outros departamentos da empresa.

Dica Adicional

Você está familiarizado com o conceito de taxa de rejeição em e-mails? A taxa de rejeição ocorre quando uma pessoa recebe um e-mail, mas não realiza nenhuma ação, como abri-lo, lê-lo ou clicar em links. Se desejar obter mais informações sobre esse tema, leia nosso artigo: “Como diminuir a taxa de rejeição dos seus e-mails.”

Automatize o Envio de E-mails de Cobrança

Agora que compreendemos como criar e-mails de cobrança eficazes e seu papel no processo de cobrança, considere a automação desses envios. Isso permitirá que você tenha maior controle e personalização sobre as comunicações.

Não perca tempo, entre em contato conosco agora e descubra mais sobre os produtos e serviços que oferecemos para facilitar o processo de cobrança.

Lembre-se de que a eficiência na comunicação de cobrança pode ter um impacto significativo nas finanças da sua empresa e na satisfação do cliente. Portanto, é importante seguir essas boas práticas e adaptá-las de acordo com as necessidades específicas da sua organização.